Gestión del tiempo
El miércoles 17 de noviembre se celebró el taller de “Gestión del tiempo” que fue impartido por Javier Duarte. Este taller comenzó insistiendo en que no existe una sola respuesta correcta. Existen numerosas herramientas que sirven para optimizar la gestión del tiempo y lo importante es encontrar aquellas que pueden servir. Pero lo principal para poder optimizar la gestión del tiempo, puesto que todos tenemos el mismo, consiste en la sinergia entre esfuerzo, disciplina y locus de control interno, es decir, asumir la responsabilidad propia del tiempo propio.
Lo importante a la hora de gestionar el tiempo es poner el foco hacia el valor. No disponer de más horas, sino gestionarlas mejor. Para ello, propone gestionar el tiempo como si fuese un proyecto. Por tanto, se debe contabilizar el tiempo como un recurso. Para la gestión de este proyecto, recomienda los principios del KANBAN, un método ágil para la organización del trabajo que se basa en los fundamentos del Lean y se centra en eliminar aquello que no aporta valor. Es decir, reducir el número de tareas que no importan.
Luego pasó a numerar y explicar los 9 principios básicos de la productividad: Definir el objetivo/foco: El por qué me pagan y qué es lo importante. Aprender a decir no a lo que no es importante, a aquello irrelevante, lo que no ayude a avanzar hacia las metas y a los ladrones de tiempo. También tener un sistema. En este apartado trabajó 4 niveles: no anotar nada, anotar todo donde se pueda, anotar de forma cronológica y priorizando las tareas. También es importante simplificar el sistema a través de la simplificación (realizar tareas de forma más eficiente y con menos esfuerzo) y combinando tareas (realizar varias tareas a la vez, que no lo mismo que la multitarea). Programar la agenda. Para ello recomienda programar diaria y semanalmente, dejando tiempo para imprevistos y con bloques agrupados según tipos de tareas. Otro principio es trabajar con listas, de modo que se tengan todas las tareas apuntadas para que no se olvide nada. Las tareas no tienen por qué ser cosas de trabajo, sino que también pueden formar parte del ámbito personal. El siguiente principio es hacer toda tarea que va a tardar menos de dos minutos. Para evitar la creación de tareas en las listas o tener que bloquear tiempo o programar tareas que son insignificantes, es recomendable que, si la tarea consume muy poco tiempo, hacerla inmediatamente. Planificar priorizando la lista de tareas según la matriz de importancia y urgencia, intentando redirigir todos los esfuerzos en dedicarse al apartado de importante y no urgente. El penúltimo de los principios se llama “poner dinamita” y consiste en fragmentar los proyectos complejos en tareas más pequeñas para poder ver la evolución y poder abordar correctamente el proyecto y, por último, utilizar herramientas tecnológicas que ayude a la gestión de todas estas taras.
Algunas de estas herramientas son Trello, Asana, Jira, Todo, Tasks… Javier Duarte hizo una breve demostración de cómo utiliza él en su ámbito laboral el Trello, diversificando las tareas según tableros e importancia, de forma que tiene un esquema visual, rápido y priorizado de las tareas que tiene que realizar y todos los días dedica parte de su jornada a gestionarlo (además de una visión semanal).
Finalmente, los participantes comentaron sus impresiones y los problemas que tienen a la hora de gestionar su tiempo, sus percepciones, sus trucos y propias recomendaciones.
Esta actividad ha sido parcialmente subvencionada por el Instituto de Fomento de la Región de Murcia a través del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), dentro del Convenio de Colaboración INFO-UPCT para la ejecución del Programa de Actividades de Emprendimiento en la Universidad de Politécnica de Cartagena, a través de la Cátedra Santander Emprendimiento y la Oficina de Emprendedores y Empresas de Base Tecnológica.
